Was halten Sie von einem verschwendungsoptimierten Büroalltag? Lean Management geht auch im Büro!

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Impulse entstehen nicht unbedingt immer aus komplett neuen Ansätzen. Manchmal hilft es, die eine Welt mit der Brille einer anderen Welt zu entdecken. Dazu möchte ich Sie heute recht herzlich einladen: Ich denke, dass man für den Büroalltag unheimlich viel aus der Produktion lernen kann. Hinsichtlich der Effizienz des Arbeitens ist man hier meiner Meinung nach um Jahre dem Büroalltag voraus. Schauen wir uns einmal die aus dem Toyota-Produktionssystem – dem Vorreiter aller modernen Produktionssysteme – bekannten, typischen Verschwendungsfelder an. Die Verschwendung wird im Japanischen als „Muda“ bezeichnet. Ursprünglich gab es 7 Arten der Verschwendung:

  1. Überproduktion
  2. Materialbestände
  3. Transporte und Laufwege
  4. Umständliche Bearbeitung
  5. Umständliche Bewegungen
  6. Wartezeiten
  7. Nacharbeiten
  8. In der späteren Literatur wird häufig eine 8. Art ergänzt:
  9. Unterschätzung oder Nichtnutzung der Fähigkeiten der Mitarbeiter

Finden wir diese Arten der Verschwendung auch im Büroalltag? Aber klar! Haben wir ein System dazu aufgebaut, diese konsequent zu vermeiden, wie es in nahezu jeder guten Produktion bereits heute vorhanden ist? Nein! Und deshalb möchte ich genau hier heute ansetzen!

Überproduktion
Jeder kennt das, der schon einmal Arbeit delegiert hat: Prioritäten ändern sich, man teilt dies aber als Führungskraft den Mitarbeitern nicht zeitnah mit. So machen diese Arbeiten, die nachher keiner mehr braucht. Oder wie sieht es mit Statistiken und Reports aus, die erstellt werden, aus deren Ergebnissen aber keiner etwas ableitet und ändert? Oder der Besuchsbericht des Außendienstlers, der zwar erstellt, aber vom Vorgesetzten nicht gelesen wird.
Fallen Ihnen hier Dinge aus Ihrem Alltag ein? Sicherlich! Fangen Sie doch ab morgen an, diese zu eliminieren! Schließlich sind Sie Entscheider, oder etwa nicht?
Materialbestände
Wir haben neulich einmal Unterlagen entsorgt, die älter als 5 Jahre waren und in irgendwelchen Ordnern ihr Dasein fristeten. Wir haben nun Ordner für die nächsten 5 Jahre. Und dennoch haben wir noch vor ein paar Monaten neue bestellt, ohne zu überlegen, ob wir nicht ein paar alte nutzen können.
Oder ein anderes Beispiel: Zu niedrige Materialbestände können auch zu Verschwendung führen. Ein gutes Beispiel ist hier das Auto. Wer morgens zu wenig Treibstoff im Tank hat, muss tanken gehen. Morgens kostet dieser jedoch knapp 5-7 Cent pro Liter mehr als um 16 Uhr. Das jedenfalls sagen alle Statistiken aus. Tanken nun pro Tag in einem Unternehmen 5 Personen je 50 Liter morgens, so entgehen dem Unternehmen bei 5 Cent pro Liter knapp 10 Euro. Und das pro Tag ohne einen einzigen Mehrwert.

Sonstige Beispiele finden sich sehr viele. Bestimmt auch bei Ihnen. Was tun Sie dagegen?

Transporte und Laufwege

Ein unnötiger Laufweg ist hier oftmals der Gang zum zentralen Drucker. Die Mehrzahl der Dokumente wird intern verwendet, d.h. die Druckqualität muss nicht herausragend, sondern nur gut sein. Warum hat nicht jeder Mitarbeiter dafür einen kleinen, preiswerten Tintenstrahldrucker an seinem Arbeitsplatz? Das würde ihm den Gang zum Drucker ersparen, einhergehend mit dem nicht wertschöpfenden Gespräch mit seinem Kollegen beim gleichzeitigen Warten auf das Druckergebnis, und es würde ihm direkt auffallen, wenn der Druckauftrag nicht abgeschickt wurde. Oder der Gang zur Kaffeemaschine. Eine Senseo-Maschine in jedem Büro würde hier Zeit und damit Geld sparen, oder nicht?

Wie viele Laufwege ließen sich bei Ihnen einsparen, wäre Ihr Büro-Produktionssystem optimal?

  • Umständliche Bearbeitung

 

Neulich ist mir wieder einmal aufgefallen, wie jemand „versucht hat“, ein Word-Dokument zu bearbeiten. Die gewünschte Formatierung wäre mit 2 Klicks hergestellt gewesen, allerdings hat offensichtlich das Wissen gefehlt. Das Schlimme daran war, dass dieser Mitarbeiter glaubte, gut mit Office umgehen zu können. Warum? Weil er gar nicht wusste, was er alles nicht weiß. Das verlängert die Bearbeitungszeit ungemein.

Auch hierfür gibt es sicherlich bei Ihnen Ansätze der Verbesserung, oder?

  • Umständliche Bewegungen

 

Gerade im Büroalltag gibt es Bewegungen, die bei ordentlichem Equipment nicht nötig wären. Ein zweiter Bildschirm an jedem Arbeitsplatz kostet kaum noch Geld. In den Zeiten, in denen gute Monitore knapp 800 Euro gekostet haben, mochte man darüber noch nachdenken. Aber heute? Man kann auf dem einen Bildschirm Outlook immer offen haben und schnell auf eingehende E-Mail reagieren, ohne dabei zwischen den anderen Fenstern hin- und herspringen zu müssen. Dieses „Hin- und Herspringen“ ist eine unnötige Bewegung. Was sich alleine dadurch an Effizienz gewinnen ließe, schlägt die Kosten im Allgemeinen um Längen.

  • Wartezeiten

 

Alleine der Einsatz eines Kaffeevollautomaten gegenüber den alten Kaffeekannen hat die Unternehmen Unmengen an Geld gekostet. Für jeden Kaffee muss man nun warten bis die Milch aufgeschäumt ist, die Kaffeebohnen gemahlen sind und der Espresso sich mit der Milch zu einem Latte Macchiato vereint haben. Früher gab es Kaffee und Milch in 10 Sekunden. Und da Kaffeekochen keine wertschöpfende Tätigkeit ist und hier eine Qualitätsverbesserung nicht zu einem Mehr an Kundennutzen geführt hätte, hätte derselbe Chef bei seinem Produktionschef die Investitionsanlage für eine neue Maschine mit analogem Nutzen im Rahmen der Produktion sicherlich nicht unterschrieben. Für sein Büro jedoch schon, da er selbst ja gerne Kaffee trinkt. :-)

Das ist nur ein lustiges Beispiel, wie die Denkweise bei Produktion und Büro auseinandergeht.

  • Nacharbeiten

 

„Mach es gleich richtig!“ ist ein toller Spruch aus der Produktion. Wie viele Rechtschreibfehler habe ich wohl in diesem Blog gemacht, den meine Assistentin gleich durchlesen und korrigieren muss. Effizient? Nein!

Auch hier fallen mir auf Anhieb unheimlich viele Beispiele ein. Ihnen sicherlich auch!

  • Unterschätzung oder Nichtnutzung der Fähigkeiten der Mitarbeiter

 

Ihr Mitarbeiter spricht perfekt Englisch, braucht das aber im beruflichen Alltag nicht. In einem anderen Bereich braucht ein Mitarbeiter Englisch, kann es aber nicht richtig und muss hier einen Englischkurs besuchen. Ist das sinnvoll? Manchmal „Ja!“, manchmal „Nein!“.
Ein anderer Mitarbeiter wäre super als Projektleiter geeignet, jedoch weiß das außer ihm niemand. Das Potenzial bleibt ungenutzt und ist somit verschwendet.

Kennen Sie alle Potenzialträger in Ihrem Unternehmen? Hoffentlich!

Ich hoffe, ich habe Sie zu der einen oder anderen Idee inspiriert. In diesem Sinne werde ich diesen Blog gleich an alle Mitarbeiter weiterleiten. Vielleicht fallen ihnen auch noch ein paar Punkte ein. Und da sind wir wieder beim Hauptthema: Wissen alleine reicht nicht! Man muss es manchmal einfach nur tun!

Wie ging es Ihnen beim Lesen? Ideen bekommen? Lassen Sie es mich wie immer wissen!

Liebe Grüße

Heiko Banaszak

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