Einfacher Ansatz zur Eindämmung der E-Mail-Flut

Immer wieder höre ich von Freunden, Geschäftspartnern oder in den Pausen von Vorträgen, die ich halte: „Schon wieder neue E-Mails. Es ist nicht zu glauben, wie viele unnötige Mails man pro Tag bekommt!“. Im Harvard Business Manager von Oktober 2013 habe ich einen interessanten Artikel gefunden, der sich mit diesem Phänomen beschäftigt hat.

Es ist richtig, dass man als Führungskraft heute sehr viel Zeit damit verbringt, E-Mails zu schreiben. Auf die Anzahl der eintreffenden Mails haben wir dagegen, zumindest unserer Meinung nach, keinen Einfluss. Das ist aber laut diesem Artikel falsch. Grundlage für diese Meinung ist die Analyse bei dem in London ansässigen Unternehmen International Power.

Im vorliegenden Fall hat man die Anzahl der E-Mails gemessen, die pro Tag bei den Mitarbeitern und bei den Vorgesetzten aufliefen. Im Anschluss daran wurden die Führungskräfte im effizienten Umgang mit dem Kommunikationsmittel – und nichts anderes ist die E-Mail – geschult. Es sollten nur noch dann Mails verschickt werden, wenn dies wirklich notwendig wäre. Wäre eine andere Kommunikationsform effizienter, dann sollte diese bewusst gewählt werden. Will man z.B. sicherstellen, dass ein Empfänger den Inhalt wirklich verstanden hat, dann wählt man besser die direkte Kommunikation, bei der Nachfragen sofort gestellt werden können. Das ist bei einem Telefonat oder im Rahmen eines persönlichen Treffens leichter möglich. Des Weiteren sollte die Anzahl der Empfänger reduziert werden. Das kann beispielsweise durch einen sinnvolleren Umgang mit dem „cc-Setzen“ geschehen.

Das Interessante an diesem Versuch war, dass sich durch den bewussten eigenen Umgang mit Mails die Anzahl der geschriebenen Mails tatsächlich um 54 Prozent reduzierte. Der noch viel spannendere Effekt war jedoch, dass der Rückgang auf Mitarbeiterebene sogar 64 Prozent betrug, und das, obwohl diese gar keine Schulung im Umgang mit Mails erhalten hatten. Der Einfluss durch das verbesserte Verhalten der Führungskräfte schlug also in einem noch stärkeren Maße auf die Mitarbeiter durch. Das heißt vereinfacht: Man muss lediglich die Anzahl seiner Mails reduzieren und schon muss man sich selbst mit weniger Mails beschäftigen.

Die Autoren Brown, Killick und Renaud kommen zu einem einfachen, aber offensichtlich wirkungsvollen Fazit: „Schulen Sie Führungskräfte darin, E-Mails bewusster einzusetzen. Bitten Sie sie um eine Zielvorgabe, wie stark sie die Menge der von ihnen verfassten Nachrichten reduzieren möchten. Nehmen Sie diese in die Leistungsbewertung auf. Und geben Sie den Managern wöchentlich Feedback.“

Aus meiner Sicht macht das Sinn und klingt nach einem wirkungsvollen und extrem kostengünstigen Ansatz.

Ein anderes Beispiel: Einer meiner Kunden hat beispielsweise die Regel einführt, dass ein „cc-Setzen“ ein Angebot zum Lesen, aber keine Pflicht beim Empfänger darstellt. Die Mailpostfächer filtern automatisch alle internen cc-Nachrichten heraus und sortieren diese in einen Unterordner des Posteingangs. Wenn der Mitarbeiter Zeit hat, kann er die Mails überfliegen und schauen, was für ihn interessant ist. Der Nebeneffekt dabei war, dass die Betreffzeile auch aussagekräftiger wurde. Will man nämlich erreichen, dass seine Mails auch außerhalb des direkten Adressatenkreises wahrgenommen werden, dann schreibt man auch aussagekräftige Inhalte in diese Zeile.

Wie gehen Sie vor? Was tun Sie, um die Mailflut einzudämmen? Lassen Sie es mich wie immer wissen!

Herzliche Grüße

Heiko Banaszak

 

Quelle:

Brown, Chris; Killick, Andrew; Renaud, Karen: So dämmen Sie die E-Mail-Flut ein. In: Harvard Business Manager, Oktober 2013, S. 18-19.

5 Gedanken zu „Einfacher Ansatz zur Eindämmung der E-Mail-Flut“

  1. Sehr interessante Frage! Kann man sicherlich viel und ausgiebig drüber diskutieren. Bekomme vermehrt mit, dass bei Autoreply Benachrichtigungen bei Urlaub die Email gleichzeitig gelöscht wird und der Sender gebeten wird, seine Email, falls sie am ??.??.???? noch relevant ist, erneut zu versenden. Folglich hat man keinen Maileingang während des Urlaubes und startet mit einem leeren Eingangspostfach.

    1. Lieber Dieter,

      ich finde das mit der Autoreplyfunktion einen sehr schönen Ansatz für interne Mails. Bei Kundenmails bin ich da etwas skeptisch, aber ich werde darüber nachdenken. Das hat natürlich etwas für sich! Vielleicht ließe ich das kombinieren:

      Man bittet den Kunden das an die Vertretung zu schicken, die sich dann darum kümmern wird, da die E-Mails nicht gespeichert werden.

      Danke für die Anregungen im wahrsten Sinne des Wortes

      Heiko

  2. Besten Dank für Ihre Anregungen in diesem Beitrag, Herr Banaszak.
    Ein Ansatz höre ich oft a là „ich beantworte Mails dann, wenn sie ein zweites Mal gesendet wurden, weil dann sind sie wirklich wichtig“ kann sich nicht jeder leisten – unhöflich ist es schon beim ersten Mal des Nichtbeachtens.
    Wer seine Kontakte mit automatischer Reply informiert eine Nachricht würde gelöscht und darüber informiert, man solle sie noch ein weiteres Mal senden, wenn man aus dem Urlaub zurück sei, scheint auch gerade überfordert zu sein – dieser hat mE das Medium E-Mail nicht verstanden oder auch nicht im Griff. Man lässt doch auch keine Post zurück schicken oder beendet ein Gespräch abrupt?
    Keine Frage – die E-Mail-Flut ist abstrus. Der Bedarf sich zu rechtfertigen, wahrscheinlich.
    Es sollte doch aber darum gehen, es seinem virtuellen Gegenüber (egal, wer er ist: Kunde oder Kollege oder Lieferant) leichter zu machen – und nicht nur zu vertrösten. Nur leider verstehen manche Mitarbeiter ihre E-Mails wie heiße Kartoffeln. Manche davon haben schon >95% aller Infos vorliegen, scheuen aber eine Entscheidung – und verschieben dies, in dem sie irrelevante Details anfordern. Ich nenne dies gut getarnten Aktionismus.

    Interessant wäre hier auch ein Diskurs darüber, was eine E-Mail-Korrespondenz nun eigentlich ist. Manchmal eine Korrespondenz – und oft auch ein Chat!

    Muss ich denn jedes mal neu Grüße entbieten mit „Hallo“ & „MFG“? Wieso eigentlich? Möchte-gern-Knigge-Coaches verkaufen Kurse dazu, jaja. In einem Gespräch sage ich auch nicht jedesmal „Lieber Michael, sehr geehrte Frau Müller“.

    Ist es okay, etwas mit nur mit „just FYI“ weiterzuleiten? Wäre es dann nicht besser, eine Zusammenfassung oben auf hinzuzufügen, wenigstens mit dem, was man vom Rattenschschwanz an Mails verstanden hat?

    Allein schon eine Ergänzung/Änderung der Betreffzeile macht Sinn, wenn der Anlass der Nachricht sich verändert usw.

    Und nochmal – ich als Versender von E-Mails müsste doch ein ureigentliches Interesse daran haben, schnell verstanden zu werden – es ist also in meinem Sinne, es dem Empfänger leichter zu machen.

    Mitdenken hilft da ungemein :)

    Kind Regards!

    1. Hallo Frau Krings,

      danke für Ihr Feedback. Ich stimme Ihnen absolut zu. Insbesondere der Betreff liegt mir persönlich am Herzen. Der Betreff ist „Marketing“, damit die Mail auch gelsen wird.

      Knigge würde ich auch gerne vergessen. Gerade ein zeitversetzter Dialog per Mail ist für mich wie ein Chat früher, nur dass man nicht zur selben Zeit online ist.

      …“vam“ gefällt mir auch gut!

      Liebe Grüße

      Heiko Banaszak

  3. und eines würde ich gerne noch erwähnen – in absehbarer Zeit werden wir nicht mehr täglich mit vielen E-Mails hantieren. Wer schickt heute noch Faxe?
    das heißt längst nicht, dass Kommunikation einfacher wird – es wird nur anders.
    Blogs, webex, messenger, skype, virtuelle schwarze Bretter, apps wie glympse und vam (letzteres heißt nur ‚vieles andere mehr‘)

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