Warum bereiten sich so wenige Menschen auf Gespräche vor?

„Jetzt reden wir schon seit 30 Minuten um den heißen Brei herum und kommen keinen Schritt weiter!“, hört man oft in Besprechungen. Die Frage, die sich an dieser Stelle stellt lautet: „Ist das die Schuld der Teilnehmer oder die des Moderators?“.

Ich habe mir in den letzten Wochen den Spaß erlaubt und mich nach jedem Gespräch, zu dem ich eingeladen worden bin, nach 5 Minuten gefragt: „Was ist das konkrete Ziel des Treffens heute?“.

Hierbei spielte es keine Rolle, ob es interne Gespräche mit Mitarbeitern oder externe mit Kunden waren. „Zielsetzung des heutigen Blogbeitrags ist es, die Frage zu beantworten, warum sich so wenige Menschen auf Gespräche vorbereiten!“, ist eine klare Aussage. Sie wissen, was Sie erwartet und können überprüfen, ob am Ende des Textes die Frage aus Ihrer Sicht heraus auch beantwortet wurde.

Wenn aber jemand in einem Gespräch sagt, „Wir sind noch keinen Schritt weiter!“, dann sollte sich diese Person erst einmal fragen, ob sie denn zuvor gesagt hat, auf welchem Weg und zu welchem Ziel man sich konkret befindet.

Wenn ich das Ziel nicht klar formulieren kann, dann brauche ich mich auch nicht zu wundern, dass niemand „ziel-“gerichtet mitarbeitet.

Woran aber scheitert die fehlende Zielformulierung? Meiner Erfahrung nach an einer fehlenden Vorbereitung auf einen Termin! Aus meiner Sicht heraus und auch aus den fehlerhaften Gesprächen, die ich selbst schon geführt habe, glaube ich an folgende 5 Gründe:

1. Übereifer

Man führt Gespräche spontan, weil man gerade einen Impuls bekommen hat. Man hört beispielsweise etwas und ruft den entsprechenden Mitarbeiter sofort zu sich, um die Sache zu klären. Hier agiert man oftmals ohne sich die nötigen Informationen im Vorfeld besorgt zu haben, in der Hoffnung, es würde auch so klappen.

2. Keine Ahnung, was man überhaupt alles falsch machen kann

Vielen Menschen ist gar nicht bewusst, dass sie kein klares Gesprächsziel formuliert haben. Das stellt man immer dann fest, wenn man die Teilnehmer hinterher in einer Feedbackrunde fragt, ob die Besprechung dazu beigetragen hat, das Ziel zu erreichen. Hierbei stellt sich oft heraus, dass es für den Einzelnen kein klar erkennbares Ziel gab. Das liegt häufig an einer fehlerhaften oder falschen rhetorischen Ausbildung.

3. Selbstzufriedenheit

Viele Menschen glauben, sie seien auch ohne Vorbereitung besser als manche andere mit einer ebensolchen. Sie sind mit der relativen Überlegenheit zufrieden und versuchen nicht das Maximum aus sich und der Situation herauszuholen. Die Gefahr dabei ist, dass das Selbstbild der vermeintlichen Überlegenheit dem Fremdbild, das andere Personen haben, nicht standhält.

4. Fehleinschätzung hinsichtlich der Vorteile einer Vorbereitung

Da man selten dieselbe Besprechung einmal ohne und danach einmal mit Vorbereitung abhält, ist vielen Personen der Nutzwert nicht immer bewusst. In Seminaren mache ich genau das für die Teilnehmer erlebbar. Wer dies einmal gemerkt hat, wird den Fehler nur noch dann machen, wenn Punkt 5 eintritt.

5. Zeitmangel

Viele Menschen nehmen sich zwar vor, sich vorzubereiten, „ertrinken“ allerdings im operativen Alltag und kommen dann doch nicht dazu. Die Frage, die sich stellt, ist, ob man die Wichtigkeit tatsächlich richtig einschätzt. Eine Besprechung ohne Vorbereitung zu führen kostet hinterher oft mehr Zeit als sich im Vorfeld vorzubereiten. Deshalb lasse ich heute manchmal lieber Besprechungen ausfallen und hole sie mit der entsprechenden Vorbereitung nach, anstatt den Termin stattfinden zu lassen. Ich weiß aber auch, dass ich ein Problem im Zeit- und Selbstmanagement habe, sonst würde das nicht passieren. Also gilt es für mich persönlich daran zu arbeiten!

Was glauben Sie? Woran liegt es bei Ihnen? Habe ich mein Ziel erreicht und die zu klärende Frage aus Ihrer Sicht heraus genügend beantwortet? Lassen Sie es mich wie immer wissen!

Herzliche Grüße

 

Heiko Banaszak

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