Mit Zeitmanagement haben wir ja als Entscheider tagtäglich zu tun und machen hier auch 
tagtäglich unsere Fehler. Auch als Führungskraft ist man „nur“ ein Mensch und lässt sich von Lust und Unlust auf bestimmte Aufgaben leiten. So passiert es dann, dass Dinge in den Vordergrund rücken, die man besser später bearbeitet hätte und andere nicht bearbeitet werden, die man besser direkt erledigt hätte.
Mir ging es diese Woche wieder einmal so! Ich habe zwei Tage lang Seminar bei einem unserer Kunden gehabt und bin erst nach 17 Uhr fertig geworden. In dieser Zeit sind viele Mails aufgelaufen, das Handy hat geklingelt und ich hatte eh noch einiges auf der To-do-Liste, wie beispielsweise das Schreiben dieses Blogbeitrags. Dazu kamen noch private Aufgaben, wie Kinder-ins-Bett-bringen, Sport, den ich gerne gemacht hätte usw., usw…
„Viel zu viel Arbeit und Wünsche und viel zu wenig Zeit!“, habe ich für mich selbst gedacht. Und an dieser Stelle habe ich überlegt, wie ich jetzt vorgehe. Was mache ich zuerst, was danach und was erst am Schluss.
Wäre ich in einem Assessmentcenter, wäre das hier die klassische Postkorbübung, mit der man mich testen will, ob ich Zeitmanagement beherrsche.
Da ich genau dieses Gefühl hatte, erinnerte ich mich an eine Matrix, die ich selbst einmal in einem Zeitmanagementseminar gelernt habe und die auch in vielen meiner Seminare immer gut ankommt. Deshalb möchte ich diese gerne zum Thema dieses Blogs machen. Vielleicht hilft sie Ihnen ja auch.
Stellen Sie sich bitte zwei Achsen vor! Auf der ersten Achse befindet sich die Wichtigkeit auf der anderen Achse die Dringlichkeit. Es gibt also eine Unterscheidung in weniger wichtig und sehr wichtig sowie in weniger dringend und sehr dringend.
Daraus ergeben sich vier Felder:
a) Sehr wichtig und sehr dringend
b) Weniger wichtig und sehr dringend
c) Sehr wichtig und weniger dringend
d) Weniger wichtig und weniger dringend
Jetzt ordnet man die Tätigkeiten entsprechend ein.
Doch in welcher Reihenfolge soll man sie abarbeiten? Priorität 1 ist klar: Sehr wichtig und sehr dringend; Priorität 4 auch: weniger wichtig und weniger dringend. Doch was tue ich als Zweites?
Ich mache es an einem einfachen Beispiel klar, das jeder nachvollziehen kann, der einmal eine Diplomarbeit oder ähnliches geschrieben hat.
Sie bekommen Ihr Thema und haben drei Monate zur Bearbeitung Zeit. Es ist Sommer und Sie stehen vor der Wahl „Schwimmbad oder Arbeit“. Schwimmbad ist nicht wichtig, aber sehr dringend, da morgen ja theoretisch schon schlechtes Wetter sein könnte. Die Arbeit ist sehr wichtig aber noch nicht dringend. Ihre Entscheidung fällt auf Schwimmbad. Und so geht es die nächsten Tage und die nächsten zwei Wochen. Mit jedem Tag rückt die Arbeit nahezu unmerklich ein winziges Bisschen auf der Wichtigkeitsachse nach vorne. Irgendwann ist sie nahezu unbemerkt im Feld „Sehr Wichtig und Sehr Dringend“ angekommen. Wenn sich jetzt hier noch andere Dinge befinden, haben Sie ein echtes Problem. Deshalb geht es den meisten so, dass die Arbeit erst am letzten Tag vor der Abgabe nachts fertig wird. Wenn man dann überlegt, was man in der Zeit vorher jedoch an unwichtigen, aber dringenden Dingen getan hat, ärgert das einen selbst.
Deshalb ist es wichtig, dass man das Feld „sehr wichtig und weniger dringend“ zuerst bearbeitet, um nicht in die sogenannte Zeitmanagementfalle zu tappen, in die jeder schon einmal getreten ist.
Es ist nämlich tatsächlich so, dass viele sehr dringende und unwichtige Dinge niemals auf der Wichtigkeitsachse nach oben wandern. Deshalb kann man die vielen Spam- und Witzmails, die einem Lebenszeit rauben durchaus in kritischen Momenten auch mal hinten anstellen.
Wo wird Ihnen Zeit geraubt? Sehen Sie das ähnlich wie ich? Wie sind Ihre Erfahrungen?
Lassen Sie es mich wie immer wissen!
Herzliche Grüße
Heiko Banaszak
Danke
Liebe Grüße
Heiko