Ach ist das langweilig!

Saßen Sie auch schon einmal in einer Besprechung, die Sie tierisch gelangweilt hat? Gedanklich involviert sind Sie etwa 20 Prozent der Zeit, da viele Themen eigentlich gar nichts mit Ihnen zu tun haben und Sie auch niemals tangieren werden. Die Qual läuft dann unter Teambildung. Jeder muss doch wissen, was die anderen machen. Meint Ihr Chef denn wirklich, dass Sie das nicht wissen? Oder meint er etwa, die Detaildiskussionen wären für die Allgemeinheit interessant, da sich ja hieraus auch Lerneffekte für den eigenen Bereich ergeben könnten?

Ich weiß es nicht! Sie sicherlich auch nicht, aber wahrscheinlich ärgert Sie die unproduktiv verbrachte Arbeitszeit genauso wie sie mich in jeder sinnlosen Besprechung ärgert.

Ich hatte vor kurzem das Vergnügen wieder einmal an einer solchen Besprechung bei einem Kunden teilnehmen zu dürfen. Ich wurde gebeten, bei einer Vertriebsbesprechung teilzunehmen, um meinem Kunden hinterher ein Feedback geben zu können. Er habe irgendwie den Eindruck, dass man da etwas optimieren könne und er wisse noch nicht 100-prozentig genau was.

So ließ ich die zwei Stunden an mir vorüber ziehen und versuchte mich in die Menschen hineinzuversetzen. Ich blickte in die Augen der 12-köpfigen Runde. Jeder berichtete nacheinander von seinen Erlebnissen im Außendienst. Der Vertriebsleiter hinterfragte bestimmte Punkte und tauchte bei jedem Mitarbeiter in die Thematik ein. Ich beobachte die übrigen Vertriebler. Der eine beantwortete, ähnlich geschickt versteckt wie ein Grundschüler beim Schummeln, eine E-Mail auf seinem Blackberry, ein anderer betätigte sich als Modern Art Künstler auf seinem Notizblock und wieder ein anderer hatte schwere Lieder.

Ich glaube an das Gute im Menschen und gehe daher von folgenden Gegebenheiten aus:

Jeder interessierte sich für die Arbeit des Anderen! Jeder Anwesende wollte informiert werden! Jeder wollte sich einbringen! Jeder wollte Teil der Gruppe sein!

Und trotzdem: Jeder war froh, als die Besprechung vorbei war! Sogar der Chef!

Ich will hier keine weitere Abhandlung „Wie gehe ich vor, wenn ich eine sinnvolle Besprechung halten will!“ schreiben. Ich denke, jeder weiß theoretisch, dass die Tagesordnung erst dann geschrieben werden soll, wenn man weiß, was das Ziel der Besprechung sein soll. Jeder hat auch schon einmal gehört, dass man diese Tagesordnung mindestens 48 Stunden vorher versenden sollte. Ich will Ihnen einige Tipps geben, die Sie einmal ausprobieren können! Wie aber könnte man eine Besprechung sinnvoller gestalten?

1.   Schreiben Sie das Ziel der Besprechung zu Beginn ans Flipchart. Jeder Teilnehmer hat das Recht, an dieses Ziel erinnern zu dürfen. Dazu kann man ein amüsantes Zeichen festlegen, wie beispielsweise eine „Abschweifhupe“ in der Mitte des Besprechungstisches.

2.   Begrüßen Sie Ihre Mitarbeiter im Stehen und führen Sie auch die allgemeine Informationsrunde wie im beschriebenen Fall im Stehen durch. Das diszipliniert die Mitarbeiter dazu, sich kurz zu fassen. Erst danach setzen Sie sich und beginnen mit „dem eigentlichen Thema“.

3.   Nachdem ich das erste Mal eine in den 90ern richtig in Mode gekommene Seminarform des open space durchgeführt habe, kam mir der Gedanke, die Idee dahinter auch in größeren Besprechungsrunden einzusetzen. Jeder darf zum Schluss einer Informationsrunde, wie unter Punkt 2 ausgeführt, die Herausforderungen äußern, vor denen er aktuell steht und bei denen er sich Ideen und Input aus der Gruppe wünscht. Er präzisiert das und bringt es auf den Punkt. Danach geben Sie Ihrer Gruppe 30 Min. Zeit. Sie werden sehen, dass sich automatisch die Gesprächspartner zusammenfinden werden, die sich gegenseitig helfen können. So gibt es für jeden nur „für ihn interessante“ Gespräche. Bei Bedarf kann man den Erfolg im Anschluss noch mal hinterfragen und bei offenen Punkten einer Gruppendiskussion nachgehen.

4.   Werden Sie mit Einwänden für einen Ihrer Vorschläge bombardiert, wenden Sie die Hypothesentechnik an. Diese geht sinngemäß so: „Mal angenommen, dieses von Ihnen erwähnte Hindernis gäbe es nicht: Steht sonst meinem Vorschlag noch etwas im Wege?“ „Nein!“ „Gut! Dann geht es jetzt darum, zu diskutieren, wie wir dieses Hindernis aus der Welt schaffen!“ So reden Sie nicht mehr über das „OB?“, sondern nur noch über das „WIE?“.

5.   Bei kontroversen Themen können Sie eine Abwandlung der Technik einsetzen, die als „Die 3 Stühle des Walt Disneys“ bekannt geworden ist.

Hierbei teilen Sie zur Diskussion Ihre Teilnehmer in 3 Gruppen ein. Bei der Diskussion spielt die eine Gruppe die „Träumer“ und sie müssen jeden Satz mit einem der folgenden drei Sätze anfangen: „Das umzusetzen ist ganz einfach, weil:…“, „Wenn wir das schaffen, dann hätte das folgende Vorteile:…“ und „Die Idee ist klasse, weil…“. Die zweite Gruppe symbolisiert die Schwarzseher. Daher müssen diese mit einem der folgenden Phrasen ihre Ausführungen beginnen: „Das kann gar nicht klappen, weil…“, „Wenn wir das so machen, dann wird das noch viel schlimmer als heute, weil…“ und „Die Idee ist echt Mist, weil…“. Die Mitglieder der dritten Gruppe ziehen dann als Realisten jeweils ein Fazit im Sinne eines „Sieht man das einmal realistisch, dann…“ bzw. „Das lässt sich realistischer weise wie folgt umsetzen:…“. So gibt es nicht mehr die klassischen Schwarzmaler, sonder nur noch Personen deren Rolle das ist. Kritik darf also, losgelöst von einem selbst, offen geäußert werden. Wenn Sie es dann noch schaffen, dass der vermeintlich größte Kritiker Ihrer Idee in der „Träumer“-Gruppe ist und er diese Rolle annimmt, dann haben sie es geschafft.

Bevor ich hier mein Pulver für die nächsten Blogbeiträge verschieße, sind Sie dran: Was haben Sie für Ideen, eine Besprechung nett und sinnvoll zu gestalten?

Lassen Sie es mich wissen!

Ihr

Heiko Banaszak

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert